Die zunehmende Bedeutung von Archivsystemen und deren Datenqualität

Die Bedeutung von elektronischen Archivsystemen hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen und somit der Stellenwert der Datenqualität!

Anfänglich wurden elektronische Archivsysteme eher wiederwillig aus gesetzlichen Gründen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten betrieben. "Denn das, was ich elektronisch erzeuge, sollte auch möglichst elektronisch Archiviert werden." So sah es der Gesetzgeber mit der ab 1995 in Kraft getretenen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) vor. Außerdem war es einfach der technologische Fortschritt dem man folgte.

Im Laufe der Zeit entstand in den Unternehmen nicht ein Archivsystem, sonder es wurden gleich mehrere betrieben, die aber selten eine Verbindung zu einander hatten oder haben. Ein wirklicher Mehrwert hinsichtlich des Geschäftserfolges wurde bis dato nicht oder nur im Ansatz in den Archivsystemen gesehen.

In den letzten Jahren gewannen die Archivsysteme aber immer mehr an Bedeutung! Einerseits durch die Einführung der „Digitalen Betriebsprüfung“ (GDPdU) wie aber auch weiterer Compliance-Anforderungen. Hier standen die Unternehmen plötzlich vor der Herausforderung, Daten und Dokumente in einem erheblicheren Umfang und in einem lückenlosen logischen Zusammenhang revisionssicher zu Archivieren und zu dokumentieren. Darüber hinaus mussten die Archivsysteme die Daten auswertbar vorhalten und Auswertungsmöglichkeiten bieten, die vorher die Quellsysteme ermöglichten. Damit standen die Archivsysteme aber nicht mehr nur zu internen Zwecken zur Verfügung, sondern es mussten Zugriffmöglichkeiten für weitere Interessengruppen geschaffen werden wie z.B. Finanzbehörden, Zoll, usw.

Damit wurden bzw. werden aber auch Datenqualitätsprobleme nicht nur vereinzelt für außenstehende Dritte ersichtlich, sondern im Extremfall vollumfänglich, was zu erheblichen Problemen mit Behörden führen kann, die z.B. im Zweifel dem Unternehmen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung absprechen können!

Denn jeder Datenqualitätsfehler, der im Quellsystem entsteht und unentdeckt bleibt, bzw. nicht korrigiert wird, ist mind. für den Rest der Zeit seiner Aufbewahrungspflicht archiviert und auffindbar!

Andererseits wächst die Bedeutung von Archivsystemen durch die stetige Öffnung für weitere Interessengruppen, z.B. Kunden und Lieferanten sowie die aktive Anbindung an die Geschäftsprozesse.

Es wird zukünftig immer weniger einzelne dumme elektronische Archive geben, sondern immer mehr ein großes Zentralarchiv im Unternehmen, die den gesamten Dokumenten- und Daten-Lifecycle abbilden. Mit anderen Worten, ein Zentralarchiv wird letztendlich zum Business-Information-Warehouse!

Damit liegt eigentlich auf der Hand, wie wichtig das Thema Datenqualität bereits jetzt ist und besonders in Zukunft sein wird und welcher Bedeutung ein professionelles Datenqualitätsmanagement (DQM) für den Geschäftserfolg beizumessen ist!